Правильно храните документы бизнеса!

Где хранит документы ваш бизнес? Напоминаем, что в офисе должны быть уставные документы, договора аренды офиса, трудовой договор секретарши и…., да, пожалуй, и все. Почему именно так должно быть, надо объяснять? Надеемся, что нет.

Остальное должно быть в месте, исключающем доступ к документам всех кого ни попадя, а тем, кому очень надо – «….отправьте нам, пожалуйста, запрос на предоставление интересующих вас документов и мы вам их обязательно предоставим в установленные законом сроки. В запросе укажите полный и исчерпывающий список запрашиваемых документов и укажите в рамках какого именно процессуального действия вы их запрашиваете….».

Многие наивно предполагают, что если у них бухгалтерия и юридическое сопровождение выведены на аутсорсинг, то вопрос безопасности документов как бы автоматически решился сам собой. А вот и нет – просто одни риски вы поменяли на другие.

В офис того, кто вас обслуживает, вовсе не по вашу душу, могут тоже явиться сотрудники ФНС, ФСБ, СК, МВД и так далее (нужное подчеркните сами) и ваши документы могут быть изъяты просто «до кучи», с неизвестными последствиями. В ряде случаев это и будет то, что называется «попасть под раздачу».

В сети бродит информация, что эти действия незаконны и, как следствие, ничтожны. Кто и зачем распространяет эту дезу мы не знаем, но это ложь. Закон об оперативно-розыскной деятельности допускает данное действо. УПК тоже. А сейчас даже и налоговики вправе во время выемки забирать из офиса документы и накопители, которые принадлежат другим компаниям (не проверяемым в данный момент). К такому выводу пришел Верховный суд (определение от 13.06.2019 г. № 305-ЭС19-7994). А ФНС рекомендовала инспекторам на местах максимально использовать эту возможность.

Формально бумаги и диски сторонней организации не относятся к проверке налогоплательщика (п. 5 ст. 94 НК). Но, по мнению суда, если компании находятся по одному адресу и пользуются услугами одних и тех же бухгалтеров, то могут быть заинтересованы в том, чтобы скрыть нарушения друг друга. А это уже основание для выемки (п. 8 ст. 94 НК).

Что же делать? А все просто – правильно храните документы. А не можете самостоятельно, так потратьте немного денег и делегируйте эту задачу соответствующим специалистам. Это не дорого.