Жизнь с кэшем в 2021.

Во всем мире налицо стремление финансовых властей разного уровня избавиться от кэша. Но не все предпринимательствующие граждане видят всю свою финансовую активность исключительно в безнале. Причины оставим за скобками и будем оперировать самим фактом – наличные нужны. Для граждан все понятно – убрал в карман и все, а вот как быть ИП и юрлицам?

Давайте рассмотрим актуальные в 2021 году правила обращения с кэшем.

Кассовая дисциплина.
Кассовая дисциплина юрлица или ИП — это порядок проведения операций с наличными средствами. Все расчеты кэшем обязаны вестись через кассу предприятия. Каждую операцию законодатель требует правильно оформить соответствующим видом документа.

При проведении какой-либо финансовой операции с наличными деньгами необходимо заполнять один или несколько кассовых документов:

1. Кассовая книга.
Сюда заносятся сведения о движении средств через кассу. Записи делаются последовательно, в соответствии с суммами в ордерах. Пример: бухгалтер снял со счета компании деньги на выплату наличными зарплаты и в тот же день выдал средства работникам. Соответственно, за этот день в кассовой книге будут записи о приходе денег и об их выплате на эту же сумму.
Законом разрешено вести реестр в электронном варианте, обычно используются бухгалтерские программы.
2. Книга учета принятых и выданных средств.
Реестр следует заводить, только если в организации работает не один, а несколько кассиров, которые обмениваются между собой наличными деньгами. Например, старший кассир в супермаркете в начале смены раздает мелкие разменные купюры остальным кассирам. Эта финансовая операция, а также любое другое движение средств обязаны отражаться в Книге.
3. Расходный кассовый ордер.
Ордер отражает любой расход денег — выдачу средств на покупку канцтоваров, оплату за ЖКХ, начисление заработных плат, др. В РКО нужно указать не только сумму и назначение денег, но и ФИО получателя, который еще раз своей рукой вписывает в ордер полученную сумму и ставит подпись о выдаче ему денег.
4. Приходный кассовый ордер.
Этот ордер подтверждает поступление денег в кассу предприятия. Компании и ИП с небольшим потоком наличных оплат могут выписывать ПКО по каждой операции за день, а крупные торговые точки — по сумме выручки за смену. В ПКО указывается дата, сумма, основание внесения средств, кто вносит деньги.
В большинстве случаев ордер заполняется по сведениям из чеков за смену или из итогового отчета по чекам за весь рабочий день.
5. Расчетно-платежная ведомость.
Этот документ составляется, когда на предприятии трудится много сотрудников и им всем нужно выдать заработную плату. Чтобы не составлять отдельно расходный ордер на каждого, используется расчетно-платежная ведомость на всю сумму наличности. В этом документе заполняется ФИО и должность каждого работника, период, за который выдается заработная плата, сумма начислений и налоговых удержаний.

Правила ведения кассовых документов.
Делать исправления запрещено — придется еще раз заполнить новый бланк уже без исправлений.
Ежедневно бухгалтер или кассир должны проверять, сходится ли сумма денег в кассе с суммами в кассовых документах.
Срок хранения кассовой документации — от 6 лет, считать этот срок нужно не с даты оформления ордера, ведомости или книги, а с начала года, идущего после составления документа.

Лимит расчетов кэшем.
Согласно последним изменениям в Налоговом кодексе, зарегистрированные ИП и компании могут рассчитываться с обычными гражданами наличностью на любые суммы. А при операциях с наличностью между ИП и компаниями, организациями, предпринимателями нужно придерживаться лимита в 100 000 рублей по одному договору. Исключения есть:
1. выплата сотрудникам ИП заработной платы;
2. таможенные платежи;
3. выдача подотчетных средств.
Соблюдение лимита отслеживает ФНС, нарушителям - штраф.

Остаток по кассе.
По окончании рабочего дня в кассе должно оставаться наличности не больше определенной суммы — установленного лимита. Все, что превышает эту сумму необходимо передавать в банк. Исключение — дни начисления зарплаты, нерабочие дни, когда велись кассовые операции.
Лимит определяет каждое предприятие самостоятельно, по умолчанию он равен 0 рублей, то есть всю наличность в конце дня нужно класть на счет. За нарушение данного правила - тоже штраф.

Сумму наличности в кассе можно посчитать следующими методами:
1. Исходя из величины оплат из кассы. Этот метод удобен для компаний, которые часто рассчитываются с поставщиками наличностью. Для подсчета применяется формула:
Кассовый лимит = Сумма выдачи / Срок получения х Срок выплат получения, где:
• Сумма выдачи — величина выдаваемых наличных средств из кассы за определенный период. Сюда не включаются зарплаты и остальные начисления сотрудникам. Недавно зарегистрированный бизнес может устанавливать для себя ожидаемую величину наличности.
• Срок получения — период между получением средств со счета в банке и выдачей их из кассы. Сюда не включаются зарплаты и остальные начисления сотрудникам. Максимальное значение этого параметра — 7 дней.
• Срок выплат — период, за который учитывается величина выплаченной наличности. Максимум — 92 дня.
2. Исходя из величины поступлений наличности. Для подсчета лимита по кассе используется такая формула:
Лимит = Выручка / Срок сдачи х Срок поступлений, где:
• Выручка — сумма поступивших наличных средств за продукцию или услуги за определенный период. Если компания или ИП только зарегистрировались, то берется ожидаемая сумма.
• Срок сдачи — время между поступлением наличности и отправкой наличности на счет. Максимум может составлять 7 дней.
• Срок поступлений — отрезок, за который учитывается величина поступлений. Можно брать срок до 92 дней.
После того как лимит будет подсчитан, руководителю предприятия нужно выдать приказ об утверждении этой суммы на определенный период (например, до конца года) или без указания периода (тогда лимит будет действовать до утверждения следующего приказа).

Лимит по кассе для микропредприятий и ИП.
Малый бизнес, микропредприятия и ИП имеют возможность работать без соблюдения лимитов, то есть оставлять столько наличных денег, сколько посчитают нужным. Чтобы отменить какой-либо лимит, руководителю (собственнику) следует издать приказ с таким указанием: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Можно ли брать наличность из кассы?
Нет. Исключение – только ИП. Он имеет право снимать деньги со счета и забирать из кассы любые суммы, которые ему нужны. Нет ограничений на количество таких трат в месяц или их назначение — у ИП полная свобода распоряжения заработанными деньгами.